第五章：项目履约过程商务管理工作

5.2节流

成本管理系统是一套复杂的系统。

如果说开源可以通过“三大法宝”来做大收入，而节流的情况却复杂多变。“盈利的项目个个相似，亏损的项目各各不同”，节流重点要防范各色各样的“风险”。一个项目从开工到结束，所经历的风险的种类繁多，除开需要发包人分担的风险（发包人需要分担的风险往往通过现场签证、索赔予以转移），其他的风险基本都需要承包人承担，因此，对于风险的识别、防范和化解是一项重中之重的工作。

工期、质量、安全、环保的履约是项目管理的基础，人们常说“干得好不如算得好”，这本意应该是强调商务工作和结算工作的重要性，但如果单从字面上理解，容易形成另外一种理解，没有算好就是商务部门的无能了。现实中，如果没有干得好为基础，工期、质量、安全、环保任何一项出现不稳定因素，都可能会直接影响算好的结果。

如果说开源面对的主要对象是发包人及发包人代表，而节流更多的是对内部的控制和管理，主要是提升管理，防范因自身管理带来的风险。影响成本的因素是如此之多，作为项目的商务经理，只需要关注关键因素，即收支的平衡，做好项目的分解，也就是发包计划，切好“蛋糕”，让合适的分包去做合适的事情，并清晰的切割他们之间的界面，尽可能的避免有重叠交叉的地方，也要避免三不管的真空地带，这都将招致现场出现扯皮打架，甚至被分包索赔的状况。

5.2.1项目的招采工作

项目的招采是一项重要的工作，有可能直接决定项目的成败。招采的最终目的，是要在合适的时间给合适的分供方（人工、材料、设备、机械、专业分包等）授予合同。

首先招采是一项具有强烈时间属性的工作，要把握好节奏，因此需要根据项目的整体进度计划做好项目的招标采购计划。通过项目的整体进度计划倒推招采的时间。在倒推招采时间的时候，一定要注意几点：1.有些物资采购要将报送样品及样品确认的时间考虑进去，确认样品的材料一般在可见的饰面材料或物质常见，如瓷砖、门窗、地毯等；2.有些采购要考虑上考察厂家的时间，如混凝土厂家、塔吊供应、大面积石材等；3.有些产品有较长的生产周期，尤其是定制类产品，如门窗、电梯等等；4.进口产品、设备要考虑进口等时间因素（少见）；这几种情况有可能单独发生，有可能组合情况发生，因此一定要留足相应的时间余量，否则一定会影响项目的进度。

5.2.1.1如何编制发包计划

常规招标主要有如下几个重要时间节点：招标启动时间、招标文件发放时间、截标时间、中标通知书发放时间、分供方进场时间。

招标启动：意味着前期的所有准备手续都已经准备好，如人工部分主体结构劳务分包招标，已经划分好标段范围，标段划分要综合考虑各标段的水平和垂直运输运力分配合理、各标段钢筋木工加工场地及工棚均衡设置、界面划分清晰等等，潜在参与投标的各家劳务分包已经具备，有条件的已经提前完成对劳务公司在建主体结构的项目做过详细的考察；物资或设备采购已经完成了样品报送与确认（如有），已经完成了供应商的考察（如有），并形成考察评估报告，圈定了拟参与投标的供应商。

招标文件发放：招标文件发布前已经完成了拟投标人的招标邀请工作并收到对方原因参与投标的回执，招标文件（含完整的合同条件及工程量清单）已经编制完毕并完成了内部的审核。

截标（回标）时间：投标日期的截止日期，在此之前，需要完成投标人在投标期间的疑问、澄清等工作，一般收到所有投标人的投标文件后，尽快开标并形成投标分析对比表。

中标通知书发放：中标通知书发放前意味着已经同意将合同授予在投标中胜出的分供方。在此之前尚需要很多的重要的工作，包括对供应商报价分析工作、对比工作，对供应商响应文件的梳理并发出疑问，要求对方当面澄清、书面澄清、或者电话澄清（不影响大局的小问题可以电话澄清并做好记录），甚至主要现场团队的面试工作，经过筛选后（有可能会有多轮的谈判、澄清），选定了最终的分供方；初步选定分供方后，再与之就主要合同条件如付款方式、结算方法、加工周期、进场时间等做详细的商谈，当然，这些商谈都是在“假设”我方将标授予对方的情况下进行的，如果分包商已经提前知道标已经将授予给他，将增加谈判的难度。因此，投标期间的保密工作是非常重要的。另外，与任何分包在投标期间面谈澄清过程中形成的决议、对方的承诺（电话沟通事后也需要形成书面的文件），一定要当面整理成书面的“面谈记录”要求其授权委托人签字确认，重要的承诺要在事后整理进合同文件中。

进场时间：任何分供方在被授予合同后，都需要一定的准备时间，有些供应商是需要有加工周期或采购周期的，如防火门、木门等，需要供应商先现场复核尺寸后，再根据现场尺寸去生产加工，再加上运输时间，少则30天，多则45天，因此工期紧迫的项目，需要提前规划。

合同的签订时间在发包计划中并不那么重要，一般情况下，收到中标通知书便意味着承诺已经到达并生效，供应商可以开始前期的准备工作甚至进场，而合同的签订工作可以同步进行。很多大型建企因为流程较长，合同签订至少都得至少一个月甚至更长的时间。为了防范风险，在中标通知书发放前，主要合同条款都已经谈好，争议和分歧以及理解差异都已经消除，并且一定需要对方授权委托人在最终的拟定的合同清单上面先签字盖章存档，最好是让对方在谈好的合同上签字盖章好留存一份在项目，尤其对于劳务专业分包需要做好这方面风险防范，避免在正式合同没有下来的真空期出现退场或争议的意外。

因此发包计划是依据进场时间是一个非常重要的时间节点，所有的招标计划都是个根据进场时间做倒排计划的，这个时间对应的是项目整体进度计划中的各分包或启动的时间节点。当然进度计划中，不可能细致到将每个分包或供应商都标注到整体进度计划中，有些需要商务人员去推断，如进度计划会明确二次结构砌体开始时间，在此时间节点之前，需要二次结构劳务分包进场，同时砌筑材料也需要在此时间节点前进场。

常规的项目可以根据施工的顺序把工程项目招采分成四个主要阶段：临建、主体结构、二次结构、装饰装修，另外考虑到机电的专业性，机电工程招采计划可单列，专业工程暂估价分包可以依据项目的实际情况单独列表。解释下临建单独设立一个阶段主要是因为临建在项目开工前期的重要性，“兵马未到、粮草先行”，在开工前期，需要先解决项目的办公场所、满足管理人员、工人的“吃”（食堂）“住”（宿舍）“行”（场地硬化）问题，这些问题不解决，项目的正常工作将无法开展。

5.2.1.2某项目发包计划及招采流程案例

某项目物资、专业分包、劳务分包发包计划案例：

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某项目专业暂估价分包发包计划：

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某项目专业分包发包方案工作内容及界面划分：

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某项目专业暂估价分包招标流程：

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某项目专业分包招标流程：

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某项目物资采购招标流程：

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发包计划形成后，再随着项目时间的推进，按部就班的开始招采工作，当然，采购计划也需要根据现场的整体进度计划随时做调整，让分供方在合适的时间进场，可以适当的提前，但一定不能滞后影响整体进度。

某专业分包招标计划表：

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5.2.1.3招采中应该注意的事项

招采是商务部的日常动作之一，商务经理也将在招采上花费很多的经历。如何将合适的分包（价格合适，质量合适，履约诚信，工期合适）在合适的时间招进来，其中有很多的关键点是需要注意：

1.潜在投标人考察

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2.     做好资格审查

投标书中一定要求专业分包提供营业执照、资质证书、安全生产许可证等证书，有必要还需要核查原件。对于不熟悉的没有合作过的分供方，还需要做好背景调查，一是通过资源打听，二是通过企查查等平台，查看企业的规模、办公地点、是否有风险提示等等。如果特种行业还需要提供特种行业许可证。资格审查工作在时间充裕的情况下也可前置，在确定潜在投标人的阶段进行。

3.     做好现场踏勘

招标工作一般是在现场，发标书时，同时要求分供方做好踏勘现场，安排工程部的相关同事对现场情况、条件做一个细致的介绍，并到现场实地考察。

4.     做好招标范围及界面的划分

招标的界面划分是非常严谨的工作，一个项目多个分包，如何进行切块？专业分包与劳务分包之间的界面、专业分包与专业分包之间的界面，需要有明确的描述，有必要的话，可以做一张大表，将所有的专业分包的界面同意罗列出来，这样可以一劳永逸，避免出现“三不管”地带和界面重合的地带，招致分供方索赔并影响现场进度。

5.     提供完整的合同范本

起草招标文件时就必须将合同文本一并附上，大型建企一般都有不同分供方适用的合同范本，合同条件可根据项目的具体情况进行编制，合同工期、付款条件（重要！）、质量标准、品牌清单（如有）、技术参数、税务要求、同时将工作范围、界面划分等在合同中附上。在招标文件的评审阶段，各部门需要对自己所负责的范围涉及的合同条款进行评审，提出修改意见。

6.     包含的工作内容要清晰

合同范本中分包的工作内容要清晰，避免未来出现争议，比如某断桥铝门窗工程，如果不将五性试验放进去，到最后期履约过程中，可能会产生争议而使门窗分包商拒绝提供五性试验：

 包括且不限于如下工作内容∶二次深化设计、计算及通过设计审查、型材、玻璃等主要材料材料采购及下料、制作、后塞口、附框、五金附件（包括但不限于合页、把手、锁、密封胶、密封胶条、发泡胶、配套螺钉、固定块、滑撑、限位器）、运输、装卸、保管、安装与调试、打胶、现场配合、安全文明施工、清洁、施工垃圾清理、原材料及半成品性能检测、试验（包含但不限淋水试验门窗五性检测试验、建筑外窗整体气密性检测及节能检测）、验收（包括防火功能性门窗的消防验收）、工程竣工验收合格并移交业主前的成品与半成品保护、配合工程验收、竣工资料整理与移交、保修等工作内容。

7.     合同范本中要清晰的约定可执行且合理的计量规则

合同范本中一定要明确计量规范，切不可套话：套用国标清单计算规范，或套用xx定额计算规范，有些新工艺在国标清单计算规范或定额中是没有计量规则的，这样便会引起歧义。比如某地采暖项目合同中约定：

“工程量计算规则执行住建部发布的《建设工程工程量清单计价规范》GB-50500-2013”

这个约定有两个问题：GB-50500-2013《建设工程工程量清单计价规范》是计价规范，不是计算规范，计算规范是与GB-50500-2013计价规范配套使用的GB50854~GB50862系列计算规范：

该分包最后因与总包产生纠纷，上述到法院，要求按建筑面积计量，而总承包方认为应该按GB50856-2013规范P13页计量规范中采暖房间净面积计算，实际上GB50856-2013规范P13页有两种计量方式，一种按平米，一种按米，非常容易引起歧义：

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正确的做法是，直接将定额或国标计算规范中的计算规范直接复制粘贴过来，约定成：“地采暖工程量计算规则按分包人实际铺设地采暖房间，按设计图示以房间净面积计算。”这样就不会有任何争议了。

还有一个案例，某项目外墙饰面保温一体板工程，是新工艺合同约定工程量以垂直投影面积计算：

 竣工结算∶外墙一体化板制作安装工程全部完工后……，工程量按照施工图纸图示尺寸以垂直投影面积计算（扣除施工过程中的所有施工预留洞口的面积、重叠部分不计算）；……。

这个项目外墙造型比较多，有些内凹的，到合同执行阶段，总包方与分包方便有了争议，双方商务人员对垂直投影面积的理解便出现了不同的理解，如下图，按照垂直投影面积计算将不计算内凹部分折线的面积，而分包方认为不合理，因为项目造型非常多，这种情况牵扯面积较大，经核实该表述确实对分包方不公平，最终按可视展开面积计量。

本案例如果在招标阶段，总包方就应直接明确以可视投影面积计量，就可避免出现争议。

对于劳务分包，因为涉及的子目比较多，最好是对于所有的合同清单项都做一个审查，如果套用定额计量规则不符的地方，应该在招标清单中就备注清楚，预防因计量规则不清晰导致争议。

即使是套用清单计算规范或定额计量规范，也得把该句好好斟酌，避免出现歧义，这是招标文件和合同审查时要重点关注的地方。

8.     招标人员要掌握专业技术知识

对于每个不同的招采，一定都涉及很多专业知识或者特有的技术参数与规程，可通过如下几个途径学习和了解：一是通过内部交流，向总工、技术部同事了解，对工艺流程做一个常识性的了解，掌握基本的工序、主材及辅材、主要材料都有哪些参数和特性，有哪些厂家范围等等；二是通过网络寻找到相关的工艺技术流程，技术要点与难点；三是在发标前、发标中不要错过任何与分供方见面交流的机会，即便是在办公室里的一番闲谈，也能对招标的项目从技术、工艺流程、难点等做一个更深入的了解，在标前的阶段，分供方代表往往会知无不言，言无不尽，这是一个非常好的学习机会，“买的没有卖的精”，毕竟分供方代表是该行业的专家。

只有自己掌握了基本的专业知识，你才能对分包的报价文件进行深度的清标，才能发现各家报价中可能出现的不平衡报价或其他问题。

注重现学现卖，从招采中积累知识点，可以现写现卖应用到对发包人的核价工作中。

9.     提供统一的工程量清单

一定要提供统一的尽可能准确的工程量清单，如果时间不容许重计量，可以直接先拿总包的合同清单拆解进行发包。千万不可不提供清单让投标人自己填报。可以要求他们重计量，提供差异表，下一轮报价时调整都可以，调整工程量后的清单一定要确保所有投标人都送达。为什么叫拆解清单？因为有些分包的工程量是散落在很多清单子项中的，比如防水，可能散落在卫生间地面做法中，屋面工程做法中，最好将完整的总包合同清单导出成excel，编制专业分包招标清单时，认真筛查，避免出现漏项。

10.     一定要求分包报价时提供综合单价分析表

在招标文件中要提供综合单价分析表的空白样表，要求分包一定报送综合单价分析表。在提供统一工程量清单后，各投标人清单单价的差异将直接影响总价，而形成单价差异的主要原因有：分供方不平衡报价、对工作的界面不了解、对主材选型有偏差、对主材的品牌考虑偏差、材料消耗量错误、措施费偏差等等，如果不提供综合单价分析表，是无法查看分供方每一个细项是如何考虑的，可以通过对综合单价分析表的分析，并与投标人尤其是经过首轮筛选后有价格优势的重点分供方面对面的进一步澄清，消去投标人对报价中理解上的偏差、算术上的错误等等。

没有综合单价分析表，招标中是无法正常完成清标工作的，一定会在履约中带来风险。

11.     提供给分包的资料一定要齐全

除了招标文件、合同范本等文件以外，还需要提供与分包相关的图纸、图集，合同品牌清单，规格型号，技术规范，设计变更、图纸会审纪要等与该专业分包有关的文件。避免遗漏文件导致招标出现偏差。

12.     开标清标比价工作

开标后第一时间安排商务主办人员做好报价对比工作、技术经济对比分析。如果有技术标，还需要技术人员对其技术条件进行审核。

清标比较是一项非常重要的工作，不能简单的只看总价，分包的各项报价都要进行审查，有历史发包记录的可以拿来做对比，有不平衡报价的地方通过对比可以筛查出来。

清标对比做完后，分析各家报价存在的问题，从报价、综合单价分析表可以看出其可能偏高或偏低的地方，做好完整的记录，进行逐家约谈澄清。

比如有的分包看似报价低，但其重要主材含量也低于技术标准，或者选用材料为非国标的产品，一味的选择低价，可能带来质量不达标的风险，所以技术标准和参数是一定要审核或澄清清楚的。

某栏杆项目招标，四家供应商参与报价，其中一家第一轮报价最低，比次低标低了约20%，且投标文件中只报了单价，未按招标文件要求提供综合单价分析表，无法查清其主材消耗量和价格，经澄清后，其补交综合单价分析表并提供用钢量为18.5kg/m，其他几家含钢量均在26KG~30KG左右，商务人员根据栏杆图集拆解含钢量，正常的消耗量为27kg左右，如果把这样以牺牲质量为代价故意压低价格的分供商选择进场后，一定会选用比较劣质的管材，导致存在质量方面的风险。

13.     不建议召集所有分包人一堂公开开标

参加投标的单位要向所有的投标人保密，注意从发招标文件开始，到定标结束，都得注意保密。在交流过程中，经常会有投标人打听，有多少家啊，都有哪些家？不可泄露，防止出现串标行为。

14.     要做充分澄清沟通与交流

清标对比结束后，逐家约谈分包，对其报价中存在的问题逐条当面厘清，澄清会可以一次，也可以多次，目的：梳理报价中的问题，询问报价中我方的疑问或对方的疑问，通过充分的交流，让对方完全理解招标文件精神、技术标准和要求，包括不限于合同条件，界面划分，工作范围和内容等所有与合约、技术有关的信息，对方的报价或调整报价结合其企业的自身情况，才更靠谱。

15.     约定报价有效期

一定要约定报价的有效期，有效期最好定在分包进场后一段时间，确保定标结束，一般90天足够。

16.     提供样品、样品确认

有些专业分包是需要确认样品的，比如防火门、楼梯栏杆、外墙饰面材料等等，所以报价时，可要求分包同时提供样品或样块，其报价与样品应该是相符的，有些样品甚至需要业主方确认。要求提供样品并确认样品的招标，时间要略长一些，需要留足样品确认的时间。

“样品先行”，收集齐各家的样品后，项目部内部审核查看样品是否满足要求，如需业主方确认的，筛选2~3家样品，由业主方选择，各方确认好了后，可将样品封样，参建各家形成会签。下一步在澄清的过程中，可以将确认好的样品，通知各方投标人，重新依照样品的标准进行报价，如有必要，没选中的厂家可重新报样等等。